Som fødevarevirksomhed skal du have styr på, hvem du køber dine varer af. Det kaldes, at du kan spore dine fødevarer "et led tilbage".

Du skal derfor sikre dig, at du har oplysninger om, hvem du har købt dine fødevarer af. Disse oplysninger skal dokumenteres i form af f.eks. fakturaer, produktfortegnelser eller lignende og indeholde oplysninger om bl.a. hvilke typer og mængder af varer, du har fået fra den enkelte leverandør.

I forbindelse med et kontrolbesøg skal du kunne fremvise denne sporbarhedsdokumentation til den tilsynsførende. På den måde kan du holde fødevarerne tilbage, hvis du får besked fra en leverandør om, at der er noget galt med dem.

Du skal som fødevarevirksomhed kunne dokumentere hvilke virksomheder, du sælger dine varer til. Det kaldes, at du kan spore dine fødevarer "et led frem".

At spore fødevarerne et led frem indebærer, at du kan dokumentere, hvornår du har handlet med den enkelte virksomhed og præcis hvilke varer du har solgt.

Når du har styr på, hvem du sælger til, er det muligt at trække varerne tilbage, hvis det viser sig, at der er noget galt med dem. Din sporbarhedsdokumentation kan f.eks. være faktura, følgesedler eller lignende.

Hvis du kun sælger dine fødevarer direkte til forbrugere, er det ikke et krav, at du skal vide, hvem der har købt dine varer.​

Du skal sikre dig, at din sporbarhedsdokumentation er fyldestgørende. Det vil sige, at alle relevante sporbarhedsoplysninger er tilgængelige og som minimum indeholde følgende oplysninger:

• Leverandørens navn og adresse
• Kundens navn og adresse
• Identifikation af de leverede varer
• Dato og om nødvendigt tidspunkt for transaktion eller levering       
• Mængde, hvor det er relevant eller antal

Hvis du f.eks. anvender faktura eller kvitteringer til dokumentation af sporbarhed, er det vigtigt, at oplysningerne om varerne er tilstrækkelige til at opfylde sporbarhedskravene.

Hvis det er nødvendigt at sammenholde f.eks. fakturaens oplysninger med f.eks. følgeseddel eller andet, der er fulgt med fødevarevarerne, er det vigtigt, at virksomhedens sporbarhedssystem tager højde herfor.

Som fødevarevirksomhed har du ansvaret for at trække varer tilbage fra dine kunder, hvis det er nødvendigt eller trække varer tilbage, som du har modtaget fra din leverandør. Det er derfor vigtigt, at du har etableret et sporbarhedssystem med tilhørende sporbarhedsdokumentation. Et sådant sporbarhedssystem, skal du have etableret, inden du begynder dine fødevareaktiviteter. 

Du skal ikke vente, til du får besked fra Fødevarestyrelsen eller andre myndigheder. Du skal selv tage initiativet, hvis der viser sig at være noget galt med varerne.

Du skal dog altid fortælle Fødevarestyrelsen, hvis du trækker varer tilbage fra kunder, fordi der er noget galt.

Den tilsynsførende vil kontrollere, om du har styr på sporbarheden og procedurer for at trække varer tilbage.

Læs mere i Tilbagetrækningsvejledningen

Du bør overveje at afgrænse partistørrelserne af dine fødevarer, da det letter en målrettet og effektiv sporbarhed.

Du bærer således ansvaret for størrelsen af de partier, der er etableret og må foretage en konsekvensanalyse af, hvor store partier virksomheden kan håndtere praktisk og økonomisk, hvis en tilbagekaldelse/tilbagetrækning bliver nødvendig. Du kan f.eks. have stor fordel af oplysninger om varebetegnelse, mærkning, mængder, datoer, pakkemetoder osv.