Sådan bestiller, anvender og udfylder du certifikatpapir
For at øge sikkerheden af Fødevarestyrelsens eksportcertifikater skal certifikater fra Certifikatdatabasen ved eksport af fødevarer, levende dyr, foder og animalske biprodukter udskrives på særligt papir. Læs her hvordan du bestiller, anvender og udfylder certifikatpapiret.
Certifikater skal printes på certifikatpapir
Certifikaternes første side skal printes på certifikatpapir, der er forsynet med et vandmærke, holografisk sikkerhedsfolie og unikt løbenummer. De resterende sider udskrives på side 2-papir, som indeholder et baggrundstryk med teksten: ”Ministry of Food, Agriculture and Fisheries” og ”Danish Veterinary and Food Administration”.
Der må altså kun anvendes ét certifikatpapir med vandmærke og unikt løbenummer pr. certifikat.
Certifikatpapiret udleveres af din lokale kontrolenhed
Hvis du skal bestille det nye certifikatpapir, skal bestillingsblanket La 23,0-7039 bruges.
Når din ansøgning er behandlet, vil du modtage besked om, at du kan afhente certifikatpapiret personligt, eller der kan laves en aftale med den lokale kontrolenhed om, at certifikatpapiret sendes med bud/pakkepost for egen regning, hvor afsender modtager en kvittering for, at pakken er sendt. Dette for at sikre at certifikatpapiret ikke misbruges og/eller bliver væk i posten. Side 2-papiret kan afsendes på almindelig vis i en frankeret svarkuvert.
Fødevarestyrelsen udleverer kun papir til ca. en måneds forbrug.
Gå til bestillingsblanket til bestilling af certifikatpapir og side-2 papir (La 23,0-7039)
Vær opmærksom på at der ved udstedelse af certifikater opkræves et gebyr jf. den gældende betalingsbekendtgørelse – find den under lovstofsiden for eksport via dette link
Du skal kvittere for modtagelsen af papirerne
Når du har modtaget det bestilte certifikatpapir, skal du kvittere for modtagelsen og returnere blanketten til din lokale kontrolenhed.
Gå til kvitteringsblanket for modtagelse af certifikatpapir (La 23,0-6950)
Tilbagelevering af overflødige ark certifikatpapir
Ifølge bekendtgørelse nr. 673 af 01/06/2018 om særligt papir til brug for udførsel af fødevarer, foder, levende dyr eller biprodukter m.v. skal kasserede ark af certifikatpapiret opbevares i nummerrækkefølge sammen med kopi af anvendte ark og beskyttes bedst muligt mod misbrug og tyveri. Kopi af anvendte ark af certifikatpapir skal til enhver tid være til rådighed for Fødevarestyrelsens kontrol. Overflødige ark af certifikatpapiret skal tilbageleveres til Fødevarestyrelsen. Side 2-papiret kan enten destrueres af virksomheden selv, eller det kan afleveres tilbage til Fødevarestyrelsen, som så vil destruere det.
Gå til Kvitteringen, som skal bruges ved tilbagelevering af certifikatpapir (La 23,0-6951)
Når certifikatpapiret tilbageleveres til Fødevarestyrelsen, skal virksomheden udfylde virksomhedsdelen af kvitteringen og aflevere den eller sende den med bud/pakkepost sammen med certifikatpapiret. Når certifikatpapiret er modtaget hos den lokale kontrolenhed, vil Fødevarestyrelsen udfylde den sidste del af kvitteringen og sende en scannet kopi af denne tilbage til virksomheden.
Virksomheden skal opbevare kvitteringen for tilbagelevering sammen med kvitteringen for udlevering af certifikatpapir og en kopi af de anvendte ark.
Brug kun certifikater fra Certifikatdatabasen
Du må kun anvende de certifikater, der er tilgængelige i Certifikatdatabasen på Fødevarestyrelsens hjemmeside
Udfyld alle felter i certifikatet
Alle felter i certifikatet skal udfyldes, medmindre det klart fremgår, at det er valgfrit. Hvis ikke der indsættes informationer i felterne skal disse udstreges, så de ikke kan efterudfyldes. Til visse lande kan der være krav om, at udstregninger verificeres med embedsstempel og underskrift af certifikatudsteder.
Ved certifikater, hvor der er specielle krav til udfyldelse, findes der særskilt vejledning på certifikatsiden.
Læs om udfyldelse af eksportcertifikater i Certifikatdatabasen
Alle certifikater skal nummereres
Alle certifikater, der indeholder en rubrik til certifikatnummer, skal have et individuelt nummer udover det unikke forprintede nummer på certifikatpapirets forside.
Fødevarestyrelsen foreslår følgende nummereringssystem: XXXX – 000…….0 – YYYY, hvor XXXX er virksomhedens kontrol- eller autorisationsnummer (fx 0014), 000…….0 er løbenummer, og YYYY er årstal. Løbenummeret kan være det entydige nummer fra certifikatpapiret, men det kan også være virksomhedens eget referencenummer.
Ved udfyldelse på side 1 genskrives nummeret automatisk på certifikatets følgende sider. Hvis ikke påføres det i rubrikken på alle siderne. Medmindre importlandet har andre krav, skal det foreslåede nummersystem anvendes. Det vil fremgå af certifikatsiden, hvis der er krav om et andet nummersystem.
Certifikatet skal underskrives af Fødevarestyrelsen
Certifikatet underskrives af den kompetente myndighed dvs. en embedsdyrlæge eller en officiel inspektør, der er ansat af Fødevarestyrelsen og er bemyndiget til at underskrive certifikater.
Bemærk venligst at visse certifikater kun kan underskrives af en embedsdyrlæge. Dette vil fremgå af certifikatet.
Husk egenkontrollen
Du skal være opmærksom på, at der er krav om egenkontrolprocedurer for håndtering af certifikatpapir.
Læs mere om kravene vedr. egenkontrol i kapitel 5 i bekendtgørelse 673 om særligt papir til brug for udførsel af levende dyr, fødevarer, foder, animalske biprodukter og heraf afledte produkter, avlsmateriale og fødevarekontaktmaterialer
Lovstof
Se lovstof vedrørende certifikatpapir her